Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych jest jednym z najważniejszych obowiązków pracodawców w obszarze zaspokajania bytowych, socjalnych i kulturalnych potrzeb pracowników.
Pracodawcy muszą nie tylko prawidłowo ustalić wysokość odpisu na ZFŚS, ale również dopilnować ustawowych terminów przekazania środków oraz końcowego rozliczenia Funduszu.
W praktyce nadal pojawia się wiele błędów dotyczących:
Warto więc uporządkować najważniejsze zasady obowiązujące w 2026 roku.
Wysokość odpisu na ZFŚS ustala się na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej.
Zgodnie z ustawą o ZFŚS należy przyjąć:
Dla 2026 roku podstawę naliczenia stanowi kwota: 7 848,60 zł
To właśnie od tej wartości oblicza się odpisy dla poszczególnych grup pracowników.
| Grupa pracowników |
|
|
|---|---|---|
| Pracownicy zatrudnieni w normalnych warunkach pracy | 37,5% podstawy naliczenia | 2 943,23 zł |
| Pracownicy wykonujący prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze | 50% podstawy naliczenia | 3 924,30 zł |
| Pracownik młodociany – I rok nauki | 5% podstawy naliczenia | 392,43 zł |
| Pracownik młodociany – II rok nauki | 6% podstawy naliczenia | 470,92 zł |
| Pracownik młodociany – III rok nauki | 7% podstawy naliczenia | 549,40 zł |
W przypadku pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze kluczowe znaczenie ma prawidłowe ustalenie, czy dana praca spełnia warunki określone w przepisach dotyczących emerytur pomostowych.
Ustawa przewiduje również możliwość zastosowania zwiększeń fakultatywnych. Oznacza to, że pracodawca może – ale nie musi – zwiększyć wartość Funduszu.
| Rodzaj zwiększenia | Wysokość zwiększenia | Dodatkowe warunki |
|---|---|---|
| Osoby z niepełnosprawnością | 490,54 zł na każdą osobę | Dotyczy pracowników ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności |
| Emeryci i renciści objęci opieką socjalną pracodawcy | 490,54 zł na każdą osobę |
Nie dotyczy emerytów i rencistów - nauczycieli |
| Prowadzenie zakładowego żłobka lub klubu dziecięcego | 588,65 zł na każdą zatrudnioną osobę | Środki muszą zostać przeznaczone na działalność żłobka lub klubu dziecięcego |
W przypadku nauczycieli wysokość odpisu ustala się na podstawie przepisów Karty Nauczyciela.
Z kolei dla pracowników uczelni publicznych zastosowanie mają przepisy ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.
Oznacza to, że kadry obsługujące placówki oświatowe oraz uczelnie powinny stosować odrębne mechanizmy naliczania Funduszu niż te wynikające z ustawy o ZFŚS dla pracowników objętych Kodeksem pracy.
Pracodawca tworzący ZFŚS ma obowiązek przekazać środki na wyodrębniony rachunek bankowy Funduszu w ustawowych terminach.
| Termin | Obowiązek pracodawcy |
| do 31 maja 2026 r. | przekazanie co najmniej 75% równowartości odpisów podstawowych |
| do 30 września 2026r. | przekazanie pozostałej części odpisów oraz zwiększeń fakultatywnych (jeżeli pracodawca zdecydował się je naliczać) |
Niedochowanie terminów może zostać uznane za naruszenie przepisów ustawy o ZFŚS.
Samo przekazanie środków nie kończy obowiązków pracodawcy.
Po zakończeniu roku konieczne jest dokonanie korekty odpisu.
Rozliczenie polega przede wszystkim na:
W praktyce oznacza to konieczność ponownego przeliczenia Funduszu po zakończeniu roku kalendarzowego.
Nie odkładaj ustalenia przeciętnego zatrudnienia na koniec roku.
Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest prowadzenie miesięcznej ewidencji zatrudnienia w przeliczeniu na etaty oraz bieżące monitorowanie zmian wpływających na wysokość odpisu na ZFŚS.
Dzięki temu dział kadr i płac uniknie konieczności czasochłonnych korekt, ryzyka zaniżenia Funduszu oraz problemów podczas kontroli PIP.
W praktyce dobrze sprawdza się przygotowanie arkusza kontrolnego ZFŚS obejmującego:
Powodzenia w naliczaniu odpisu
Komentarze